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Officeソフトがなくても大丈夫!Googleドキュメントでスマートビジネス

大画面かつ手軽に持ち運べるタブレットは、ビジネスシーンにも最適です。外出先でも、企画書や資料などの作成をスマートにこなせます。でも、ビジネス書類の作成といえば、一般的には「Microsoft Office」というイメージが強いですよね。

そこで今回ご紹介したいのは、Googleが提供する無料のオンラインサービス「Googleドキュメント」。移動中でもタブレットでスムーズにビジネス書類を作成できるので、とても便利!この機会にぜひ、基本的な使い方を知っておきましょう。



表計算、ワープロ、プレゼンの"ビジネス3種の神器"が使える

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Googleドキュメントでは、ビジネスツールとして欠かせない以下の3種類の機能が使えます。

・「スプレッドシート」(表計算。OfficeのExcelに該当)
・「ドキュメント」(ワープロ文書。OfficeのWordに該当)
・「スライド」(プレゼンテーション文書。OfficeのPowerPointに該当)

Google Playから、それぞれ専用アプリをインストールすることで、使えるようになります。なお、作成したファイルはOffice形式でのダウンロードもできるので、後から職場のパソコンのOfficeで閲覧・編集するといった使い方もできます。



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たとえば売り上げ表や勤務シフトなどは、「スプレッドシート」を使って作成できます。関数や罫線、データの並べ替えや入力規則なども利用できるので、基本的な機能ならOfficeと比べても遜色ありません。
また、Googleドキュメントでは、事前に「オフラインで使用可」をオンにしておくと、タブレットにファイルを保存して、オフライン環境でも閲覧や編集ができるようになります。



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「ドキュメント」や「スライド」で文書を作る場合は、ゼロからレイアウトを考えるのが面倒ですよね。そんなときは、あらかじめ用意されているテンプレートを使うと便利です。書類作りが苦手な人でも、スムーズに作業できます。

作成したファイルは、自動的にオンライン上の「Googleドライブ」に保存されます。タブレットのストレージ容量の節約にもなり、スマホやパソコンなど、他のデバイスからもアクセスできます。

  • 【Google ドキュメント】
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード

  • 【Googleスプレッドシート】
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード

  • 【Google スライド】
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード

  • 【Google ドライブ】
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード


取引先や同僚とファイルを共有して効率的に作業

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Googleドキュメントには共有機能もあります。取引先や同僚など特定の相手と共有すると、共同で編集作業を行えます。内容の確認・修正をリアルタイムで行えるので、業務を大幅に効率化できます。

共有するには、メニューの「共有とエクスポート」→「ユーザーの追加」から、相手をメールで招待すればOK。このとき、「編集」「閲覧とコメントのみ」「閲覧のみ」の3種類から共有権限を設定できるので、相手の立場などに応じて使い分けるといいでしょう。



メールで受信したOfficeファイルも閲覧・編集できる!

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取引先からメールなどで送られてきたOfficeファイルは、通常、Officeソフトがないと開けませんが、こんなときもGoogleドキュメントを活用できます。

Gmailで受信した場合、添付ファイルの横にGoogleドライブのアイコンが表示されます。タップするとGoogleドライブに保存され、Googleドキュメントでの閲覧や編集が可能になるのです。

元のOfficeファイルとは、レイアウトなどが異なる場合もありますが、基本的な作業を行う上では十分です。



情報流出を防止!ダウンロードやコピーなどは禁止できる 

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Googleドキュメントでは、共有されたユーザーもファイルのダウンロードやコピーができます。しかし、個人情報や財務情報が含まれるファイルは、部外者への流出が心配。

そんなときは、ブラウザでGoogleドライブにログインして、共有の設定から、ダウンロード、印刷、コピーなどを禁止できます。機密情報の流出防止に役立つので、安心して使えますね。

タブレットとGoogleドキュメントの相乗効果は、まさに無限大! 移動先やちょっとした休憩時にも手早く作業ができるので、時間の有効利用にもつながります。
強力なビジネスツールとして、ぜひ活用してみてくださいね!