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仕事で使える「対応策」をまとめよう!タブレットでできるFAQ作り

日々の仕事をしているなかで過去の作業を再び行う時、作業内容を調べながら対応することがあると思います。そういったことがないようにするためにも、作業した内容をメモしておくことが大切です。メモを取るだけでなく、それを活用してオリジナルFAQを作ってみませんか。FAQとはよく分からなくなることの対応策を素早く見られるようにまとめたものです。身近にあるタブレットを使えば手軽にメモも取れますし、FAQも簡単に作れますよ。FAQを作っておけば、困った時にも使え、ノウハウを他の人にシェアできることもご紹介します。

問い合わせで対応した内容をメモしよう!

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仕事で複雑な内容のお問い合わせがあり、対応してもメモを取っておかないと忘れてしまうことあってありますよね。また同じような内容のお問い合わせが来た時のために、タブレットを活用してみましょう。『Google Keep』を使えば手軽にメモを取ることができます。

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タブレットの大画面ならバーチャルキーボードも大きく表示され、作業した内容を入力しやすいです。文章として長く書くのではなく、箇条書きにして入力することでメモの見やすさもアップしますよ。また、何かの手順であれば頭に「1.」「2.」などと記しておくことで順番を間違えることもありません。

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タブレットがペンに対応している端末なら手書きでもメモを取れます。メモだけなのでまとめようとしなくても大丈夫です。ちょっとした図を入れたりして、作業した内容が分かるように自分なりにまとめてみましょう。

  • Google Keep - メモとリスト
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード



メモをまとめてオリジナルFAQを作ろう

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作業した内容のメモをタブレットにそのまま保存しておくだけでは意味がありません。あとで作業内容を確認したい時などに探し出すのが大変だからです。そこで行っておきたいのが作業内容メモをまとめたオリジナルのFAQです。FAQを作っておけば、急な対応での参考資料として使えますし、他の人にノウハウをシェアすることも簡単にできます。『Google スプレッドシート』を使ってFAQを作成すれば、みんなが使えるようになりますよ。

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FAQを作成するポイントとして次のような項目を意識して作成すると使いやすいFAQになります。

・No.(「数字」など)
・件名(「入力が反映されない件について」など)
・重要度(「高」「普通」「低」など)
・キーワード(「アンケート」「エラー」など)
・作業内容、手順など(「1.キーボードから数字を入力する」など)

※括弧内は各項目についての例です。

このFAQがあれば、作業した内容が難しかった場合、今後どのように対応すべきなのかを検討する勉強会などを開催した際に、みんなと何を話し合うのかをFAQを見ながら話せます。キーワードはどんな内容なのかをひと目で理解しやすいものに設定しておけば検索がしやすくなりますね。ちょっとしたことですが、FAQの使い勝手が変わってくるので、使いやすくなる項目が思い浮かんだら追加してみるのもおすすめです。

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タブレットの大画面ならデュアルタスク機能を活用してメモを見ながら『Google スプレッドシート』に情報をまとめることができます。アプリを切り替える手間がないので、作業しやすいですよ。

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また、各シートの名前にどんなことをまとめているのか、例えば「使用手順」や「バグ報告」などを設定しておくことで誰が見てもわかりやすいFAQになります。ちょっとしたことですが、これがあるとないとでは使いやすさも変わるので、シートごとに合わせた内容を入力しましょう。

  • Google スプレッドシート
  • Google Playで手に入れようApp Storeからダウンロード



作業した内容をまとめて作業効率アップを目指しましょう

作業した内容をタブレットにメモしてFAQを作成すれば、突然の対応でも過去に作業した内容を参考にスムーズに対応を進めることができます。簡単な作業でも意外と忘れてしまうこともあるので、こまめにメモしてFAQへまとめましょう。みんなで使えるものとして作れば、コミュニケーションにもつながりますね。ぜひ、オリジナルFAQを作ってビジネスに役立ててみてください。

初期設定/使い方ガイド