出張時はいろいろと荷物が増えてしまうもの。そんな荷物を減らしてくれるのがタブレットです。出張時にこそ役立つタブレット活用術を紹介します。
出張中こそ大画面のタブレットが大活躍
タブレットといえば大画面で持ち歩きやすいのが特徴です。そんなタブレットを出張に持っていけば、最新ニュースのチェックからメールの確認、ビデオ会議、プレゼン、さらには帰路での映画鑑賞までさまざまなシーンで役立ってくれます。ビジネスパーソンがタブレットをどのように活用しているか、とある出張の１日を見ていくことにしましょう。
7:00
朝食を摂りながら最新ニュースや仕事関連のトピックスを確認
出張中も朝のちょっとした時間を利用して、最新のニュースや仕事や趣味に関連する分野のトピックスはマメにチェックしておきたいですね。そこでおすすめしたいのがネットニュースをまとめてチェックできるニュースアプリです。
ニュースアプリはたくさんありますが、テレビのCMなどでもお馴染みの「SmartNews」は最新のニュースからエンタメ、スポーツ、趣味などとにかくジャンルが豊富。さらに、飲食店で使えるお得なクーポンまでたくさん用意されています。
大画面のタブレットにインストールしておけば、出張先のホテルでの朝食時などに新聞や雑誌などを読む感覚で最新のニュースをくまなくチェック可能。得意先での話題づくりにも活用できそうですね。
- スマートニュース
8:00
始業前に仕事とプライベートのメールを一括チェック
仕事でもプライベートでもメールは私たちにとって欠かせないアイテムのひとつ。朝出勤したらまずはパソコンを立ち上げてメールをチェックするという人が多いと思います。大画面のタブレットは届いたメールの一覧表示も容易なうえ、返信などの入力もしやすくてスムーズ。出張先のホテルの部屋でパソコン感覚でメールを確認することができます。
数多くのメールアプリの中でも使いやすいと人気なのが「Blue Mail」です。仕事用のメールとの同期も簡単で、カレンダーアプリやTodoリストなどにも連携しています。スケジュール確認などのメールが届いたらカレンダーを確認して返事をしたり、新たなスケジュールを追加したりなどが効率的に行えます。
- Blue Mail
9:00
タブレットでオンラインのミーティングに参加
始業時間になったらオフィスにいるメンバーとミーティング。出張中にオフィスのミーティングに参加するのは難しいと感じるかもしれませんが、実はタブレットがあればビデオ会議への参加もとても簡単です。
ビデオチャットができるアプリはたくさんありますが、中でも最近ビジネスに使えると人気なのが「Chatwork」です。これはタブレットやスマホなどのアプリ以外にパソコンでも利用できるチャットサービスで、音声通話やビデオ通話も手軽に利用できます。
オフィスのメンバーでグループを作っておけばメンバー全員だけでなく個別にも音声通話やビデオ通話が可能。これなら出張などでオフィスにいない時でも簡単にミーティングに参加できますね。
- Chatwork
10:00
PCで作成した資料をタブレットでプレゼンテーション
出張時の荷物削減に役立つのが、オフィスのパソコンで作成した資料などタブレットを使ってペーパーレスでプレゼンテーションするというスタイルです。
プレゼン資料などの作成に使う定番ソフトといえばマイクロソフトの「PowerPoint」でしょう。この「PowerPoint」はスマホやタブレット向けのアプリが用意されています。タブレットにこのアプリをインストールしておけばパソコンで作成したプレゼン資料をそのまま表示できます。
大画面のタブレットならテーブルを挟んででも画面を見せながら説明することができます。これなら何ページもあるプレゼン資料を持ち歩いたりしなくてもいいので出張に最適といえそうですね。
- Microsoft PowerPoint
12:00
資料を全てクラウドに保存して出張先での急な修正に対応
午前中の仕事が一段落してホッとしたのも束の間、オフィスにいるチームのメンバーから急な修正依頼の連絡が。そんな時には、タブレットでクラウドにアクセスして資料を確認して手直し。進行中の仕事の資料などを全てクラウドに保存しておけば、いつでもどこにいても必要なデータにアクセスして急な依頼にも対応できます。
クラウドサービスはたくさんありますが、無料でなおかつ大容量のサービスといえばやはり「Googleドライブ」。GoogleのIDと連携していて無料で15ギガバイトまで利用できるので、現在進行中の仕事に関係する資料程度なら保存しておくことができます。出張中でもタブレットを持ち歩いていれば大きい画面で確認しながら修正できるので、修正したものをそのままメールなどで送れば効率的ですね。
- Google ドライブ
14:00
クライアントから突然「紙の資料が欲しい」と言われても大丈夫
午後に打ち合わせの予定が入っているクライアントから、突然「紙でプリントアウトした資料も用意してほしい」と連絡が。そんな時でもタブレットがあれば問題ありません。
コンビニに置かれているマルチコピー機は、実はスマホやタブレットのプリンターとして利用することができます。例えば「かんたんnetprint」をタブレットにインストールしておけば、タブレットに保存している文書などを全国のセブンイレブンでプリントできます。
使い方はとても簡単。タブレット内のプリントしたいファイルを選んで登録すると「プリント予約番号」が発行されます。近くのセブンイレブンのマルチコピー機に、この「プリント予約番号」を入力するだけで必要な資料がプリントアウトできます。これなら、出張中にプリントアウトが必要になっても慌てなくてすみますね。
- かんたんnetprint
16:00
打ち合わせで提供された新しい資料をメンバーとすぐに共有
出張中にクライアントから提供された新たな資料などは、すぐにでもメンバーと共有したいところ。そんな時には「Chatwork」を使うのがおすすめです。
チャットをはじめ音声通話やビデオ通話などのコミュニケーション・ツールとして誰でも簡単に利用できる「Chatwork」は、大容量ファイルの送受信も簡単。オンラインストレージのようなダウンロード期限もないので、昔に送った資料なども確認できて便利です。
- Chatwork
18:00
新幹線の待ち時間にカフェで出張報告書を作成してメール
出張中は新幹線の発車時刻までの待ち時間なども有効に活用しましょう。時間があれば駅のカフェへ入ってタブレットの電源をON。出張先での進捗や手応えなどを報告書にまとめてメールしておけば、後はゆっくりとくつろいで自宅へ直帰できますね。
- Blue Mail
19:00
出張の手ごたえに満足しつつ、帰路は好きな映画を楽しむ
座席に着いたら眠って帰るのもいいけれど、せっかくタブレットが手元にあるのだから、好きな映画を楽しんでみては？大画面のタブレットとイヤフォンがあれば、いつでもどこでも大迫力の映画が楽しめます。
ショッピングサイト「Amazon」で「Prime会員」になっていれば、「Prime Video」も無料で楽しめます。その時々によって無料で観られる映画は変わりますが、きっと観たかったけれど見逃してしまった映画があるはず。移動時間を有効に使って映画を楽しみましょう。
- Amazon プライム・ビデオ
タブレットがあれば出張はもっとスムーズになる
タブレットがあれば、出張中でもまるでオフィスにいるように必要な情報やデータ、資料などにアクセスして利用できます。もちろん、ビデオ会議やメールなどでコミュニケーションも思いのまま。荷物が減らせるというだけでなく、時間や資源などのムダを省くことにもつながります。タブレットを活用して、スムーズで快適な出張を体感してみましょう。
